• mit eingehenden Briefen die richtigen Prozesse veranlassen
• alle nötigen Personen über eingehende Post informieren

Eingehende Post ist sehr sensibel, da sie von Werbung bis zu hochvertraulichen Unterlagen alles enthält und das von außen nicht unbedingt immer zu erkennen ist. Der Mitarbeiter, der eingehende Post sichtet, muss deshalb die höchste Sicherheitsfreigabe (rot) besitzen.

Außerdem muss gewährleistet sein, dass die Geschäftsleitung und die zuständigen Mitarbeiter über eingehende Post informiert werden.

Abschließend muss der Posteingang dokumentiert und abgelegt werden.

Der Posteingang wird aus dem Körbchen Posteingang entnommen.

Die Briefe werden geöffnet und gestempelt.

Dann wird der Laufweg / Verteiler vermerkt:

Beispiel: Öffnende Person ist „ABc“ → Schreiben wird „HHi“ vorgelegt → abschließend Ablage Verträge

Jede Person, die auf dem Verteiler steht, hakt sich ab, wenn das Schreiben bei ihr vorbeikommt.

Mit xx werden Kopie-/Nachrichten-Empfänger gekennzeichnet.

Falls das Original ausnahmsweise nicht abgelegt wird, sondern an eine bestimmte Person übermittelt werden soll, wird diese Person mit O gekennzeichnet.

Über den Verteiler erhaltene Dokumente sind direkt bei Vorlage zu sichten und abzuzeichnen, damit der Verteiler zeitnah durchläuft.

Nachdem der Verteiler durchlaufen wurde, wird das Original mit Ticketnummer versehen, gescannt und in den meisten Fällen in das Körbchen „zur Ablage“ überführt, damit es abschließend seinen Weg an den richtigen Ablageort findet.

Diese Regelungen gelten unternehmensweit.

Falls in den Sparten hierzu spezielle Regelungen im Widerspruch stehen, haben sie Vorrang.

Die Zuständigkeit ergibt sich aus der Funktionsmatrix.